İş Hayatında Toplantılar. Toplantılarımız...

Merhaba arkadaşlar, 

İş hayatının vazgeçilmez konularından biri toplantılardır. Bitmek bilmeyen, bir anda nereden çıktığı belli olmayan, nerede yapılacağını uzman bir dedektif edası ile keşfettiğiniz, çoğunlukla son anda davet edildiğiniz ya da hiç davet edilmeyip sonradan apar topar çağrıldığınız toplantılar. Toplantılarımız... İş hayatının kanayan yaraları... :)

Herkes, net olmayan hususların netleştirilmesi, farklı birimlerle paylaşımların efektif bir şekilde sağlanması ve alınacak kararların ortak inisiyatifle alınması için toplantı yapılması gerektiğini bilir. Hatta bunu bilmekle kalmaz, bu toplantıların bir de toplantı tutanağı ile taçlandırılması gerektiğini, bu tutanakların toplantı katılımcıları tarafından okuyup onaylanması gerektiğini, toplantılarda neler yapılması, neler yapılmaması gerektiğini de bilir. Ama çoğunlukla yapmaz.

Fazla detaylarına girmeden iş hayatında toplantı kavramına kısa bir bakış atalım...

Amaç ne?

İş hayatında yapılan her şeyin -ulvi- bir amacı olduğu gibi :) toplantıların da bir amacı olmalıdır. Toplantıya katılan herkes, hatta katılmayıp sadece bilgilendirme yapılan herkes, toplantıda ne konuşulacağından, toplantıda ne kararlar alınması beklendiğinden, bu toplantının neden yapıldığından haberdar olmalıdır.

Hazırlık yapılmasa da olur mu?

Olmaz. Özellikle toplantı konu ile direkt alakalı olan kişilerin, toplantı ekindeki dokümanları incelemesi, bu dokümanlara ilişkin varsa (ki genelde olmaz) sorularını hazırlaması, hatta muğlak alanlar varsa bunlar için tüm toplantı katılımcılarını da bilgide tutarak toplantı sahibine iletmesi ve gerekiyorsa toplantının ertelenmesini talep etmesi gerekmektedir.

Toplantıda karar alabilecek kişilerin olması gerekli midir?

E yani. Bir zahmet, toplantıya davet edilen kişilerin, toplantı konusu ile direkt ilgili olmasını ve bu konuda inisiyatif alabilecek kapasitede olmasını sağlamak toplantı davetini gönderen kişinin sorumluluğundadır. Tabi ki, katılımcılar da, davet edilen kişilere bakıp, şu şu kişi de davet edilmelidir diyebilir. Yoksa, kendi kendinize sevimli bir kutlama havasında geçen toplantı, haftaya tekrar buluşmak üzere sona erer. :)

Toplantıya olabildiğince az kişi çağırmak;

Kalabalık toplantılar katılımcıların aynı anda toplanması açısından zorluklar barındırır. Ek olarak kalabalık toplantılarda toplantının ekseninin kayması çok olağan rastlanan bir durumdur. Analizlerdeki eksikliklerin giderilmesi amacıyla başlayan toplantıda bir anda kendinizi çaylarla birlikte getirilen şekerlerin git gide ufaldığını tartışırken, hatta bu soruna çözüm üretirken bulabilirsiniz. :)

Mümkün olan en küçük masalar;

Yanlış duymadınız. Yapılan bir araştırmada, küçük masalarda yapılan toplantıların büyük masalarda yapılan toplantılardan %12,5 oranında daha verimli geçtiği belirtilmiş olup, gelişmiş ülkelerdeki mobilya üreticileri bu konuda hemen çalışmalara başlamıştır. Şaka şaka :) böyle bir araştırma yok tabi, ama belki de vardır, araştırmadım. Ama tecrübelere dayanarak şunu söyleyebiliriz, küçük masalarda herkese yumruk atmak daha kolaydır. :))

Acele acele hemen konuşup bitirelim;

Toplantılarda acele etmek iyidir. Haftada ortalama 10 saatini toplantılarda geçiren bir kişi, yılda 520 saat, yaklaşık iş hayatı boyunca da 15600 saatini toplantıda geçirir. Bu da 1,78 yıl demektir. gerçekten uzun bir süre. Ancak, acele ederken, toplantının amacından şaşmak ve konuşulması gereken, karara bağlanması gereken konuları es geçmek, haftaya bir toplantı daha yapmanıza neden olacaktır. Gitti 1 saat daha. :)