GAP Analizi Nasıl Yapılmaz? - 2

GAP Analizi Nasıl Yapılmaz?’  da geçen hafta… Amerikan dizileri gibi oldu :) Buyurun linki de aşağıda:

http://www.paftakimi.com/2014/09/gap-analizi-nasl-yaplmaz-1.html

Bir önceki yazımda kısa(!) bir girizgâhtan sonra GAP çalışmasında yapılması gerekenleri maddeler halinde sıralamaya başlamıştım. Devam edelim…

5.    Tedarikçi firmamız hazırlanan ekran listesi üzerinden ekranların fonksiyonlarını vs. anlatmaya başladılar. Toplantıya katılan iş birimi temsilcileriniz (bu arada toplantılar organize edilirken ekranların iş birimi tarafındaki ilgilileri, ürün sahipleri de diyebilirsiniz, belirlenip toplantıya davet edilmelidir. Toplantıları kim organize edecek diyorsanız, bakınız önceki yazının 4. maddesi.) ekranlarda mevcut sistemdeki işlemlere göre farklılıkları tespit edecekler. Bunların hepsi toplantıda görevli tarafından kayda alınmalı ve toplantı sonunda katılımcılara okunmalıdır. GAP’ lar ekran/süreç adıyla ilişkilendirilerek ve unique bir numara verilerek kayda alınmalıdır.

6.     GAP veya FARK;

a.     Mevcut sisteminizde olup da yeni sistemde olmayan bir özellik olabilir. ( - )

b.  Mevcut sisteminizde olmayan ama yeni sistemde sizin de kabul ettiğiniz bir özellik olabilir. (+)

c.     Mevcut sisteminizde olmayan ama yeni sistemde olan ancak sizin olmasını istemediğiniz bir özellik olabilir. ( - )

GAP analizinde a ve c maddelerinde tarif edilen farkların kayda alınması efektif olacaktır. Zira tedarikçi firma bu farklar için geliştirme yapacaktır. Kendi sistemlerinde fazladan olan ve sizin kabul ettiğiniz özellikler için geliştirme yapmayacaktır. Dolayısıyla geliştirme yapılmayacak hususları kayıt altına almak hem zaman hem iş gücü maliyeti açısında istemediğiniz bir kaynak kullanmanıza neden olabilir.

Ama biz artı (+) veya eksi (-) bütün farkları kayıt altına almak istiyoruz diyorsanız, şunu söyleyebilirim: GAP’ lerin hangilerinin geliştirmeye konu olacağını da işaretlemeniz ilerideki çalışmalarınız için yardımcı bir bilgi olacaktır.

7.     GAP’ e ilişkin açıklamalar net olmalıdır. Farkın ne olduğu ve neye karar verildiği açıkça belirtilmelidir. “X ekranındaki alan kontrol edilecektir.” veya “X ekranındaki kontrolün kalıp kalmayacağına karar verilecektir.” gibi bir cümleler GAP olamaz. Bunlar ancak bir issue (açık konu) olabilir.

8.    Hazır açık konu demişken bundan da bahsetmek gerekir. GAP analizi süresince toplantılarda veya sonrasındaki değerlendirmelerde netleştirilmesi gereken hususlar ortaya çıkacaktır. Bunları ayrı bir liste olarak tutmak gerekir. Açılan her açık konunun bir sorumlusu belirlenmeli ve hedef tarih atanarak açık konunun kapatılması noktasında takip yapılmalıdır.

Açık konunun kapatılması birkaç şekilde olabilir:
     a.     GAP olarak yazılmasına karar verilir.
     b.    Direkt kapatılabilir.
     c.     Yeni durum kabul edilebilir.

Açık konu nasıl kapatılırsa kapatılsın kapatılmasına ilişkin bilgi ayrıca tutulmalıdır. GAP’ e dönüşen açık konu mutlaka GAP numarası ile ilişkilendirilmelidir.

9.    GAP belirleme işlerini toplantılara indirgememek gerekir. İş birimi temsilcilerinin toplantı dışında da mutlaka ekranları incelemesi sağlanmalı ve bulunan farklar, görevli personele bildirilmelidir. Bildirilen ve kayda alınan farklar sonraki toplantılarda takımla ve tedarikçi firmanı ekibiyle paylaşılmalıdır.

10. Domain bazında kurulan temel ekip üyeleri toplantıların tamamına katılmalıdır. Katılamıyor mu bari ekip lideri her toplantıya katılsın. Yok o da olmuyor mu ekip lideri yardımcısı… O da olmuyor diyorsanız bir oturup konuşmak lazım ekiple… Çünkü ekibi tutacak, her şeyden haberdar olacak birinin olması domainin selahiyeti için çok önemli.

Temel ekip üyeleri için bir mail grubu oluşturularak yapılacak tüm yazışmalar bu mail grubu üzerinden yapılmalıdır. Ekibin domain ile ilgili tüm yazışmalardan haberdar olması önemlidir.

11.  Her toplantının sonunda toplantı tutanağı ve son GAP listesi (kümülatif GAP listesi) ekiple paylaşılmalıdır.

12.  Her domain toplantılarını tamamlayıp GAP listelerini oluşturduktan sonra tüm GAP’ ler tek bir tabloda konsolide edilmelidir. Buradaki önemli nokta, çalışmaların sonunda konsolidasyonda sıkıntı çekmemek için GAP çalışmalarının başından itibaren tüm domain ekiplerinin aynı formatta tabloları kullanmasıdır.

13.  Son olarak da şunu belirtmek istiyorum. Belki bunu yazımın en başında söylemeliydim ama sona kalmış oldu.

GAP çalışmalarının ne şekilde yapılacağına dair bir prosedür, talimat, kural seti, her ne derseniz sürecin başında hazırlanıp ekiplere duyurulmalıdır. Süreç başladıktan sonra kural değişikliği yapılmaması, GAP çalışmalarının dağılmaması için önemli bir husustur. Mesela, GAP çalışmalarının başında gördüğünüz artı-eksi tüm farkları yazın deyip bir süre sonra sadece eksileri kayda alın dememek lazım. Baştan beri yazılan artı GAP’ ler güdük gibi kalır sonra listede J Sonra bu GAP’ leri n’apacağız diye düşünmek durumunda kalmayın.

Yazımda yer verdiğim maddeler tecrübelere dayalıdır. Dolayısıyla uçtan uca tüm süreçte yapılacakları adım adım anlatmıyor olabilir. Bundan sonraki yazılarımda GAP analizinden sonraki aşamaları anlatacağım. Zaman zaman geriye dönüp GAP analizinde yaptığımız şeylerin o aşamada neden önemli olduğuna değineceğim. Belki bu yazıyı yazarken gözden kaçan bir husus olursa GAP analizine ilişkin onu da araya bir yere sıkıştırırız J

Sürç-i lisan ettiysem affola…

Nasıl Yapılmaz? serisinin sonraki bölümünde… (Amerikan dizisi çok mu seyrediyorum bu aralar?)

BR (Business Requirements – İş Gereksinimleri) Çalışması Nasıl Yapılmaz?